Zur Verstärkung unseres Standorts Frankfurt am Main suchen wir:
Assistenz im Sekreteriat in Teilzeit
Deine Aufgaben
- Entgegennehmen, Weiterleiten und Verwalten von Telefonaten, E-Mails und Faxen
- Sortieren und Verteilen der Tagespost
- Schreiben und Versenden von Briefen, Verwaltung der Ausgangspost sowie Koordination und Beauftragung von Kurierdiensten
- Pflege unseres Kunden Adresspools
- Erledigung von Botengängen (Beschaffung von Materialien, Lebensmittel)
- Nachfüllen von Lebensmitteln und Büromaterialien
- Koordination von Terminen bzgl. des Fuhrparks (TÜV, Reifenwechsel, Reparaturen)
- Zentrale Ansprechperson bzgl. der EDV, der Buchhaltung und der Personalverwaltung
- Kontrolle der Eingangsrechnungen und Weiterleitung zum Zahlungsavis
- Prüfung der Kreditkartenabrechnung, der Belege und Weiterleitung an die Buchhaltung
- Führen und Verwalten der Bürokasse, sowie monatliche Abrechnung
- Verwaltung von Urlaubsanträgen, Krankmeldungen
- Verwaltung, Terminierung von eingehenden Bewerbungen
- Vorbereitung eines neuen Arbeitsplatzes bei Neueinstellungen (EDV, Büromöbel, Büromaterialien) sowie Personalakte erstellen und Firmenzugänge zuweisen
- Verwaltung und Anmeldung zu Fortbildungen für das Team
- Buchungen von Dienstreisen für das Team und Unterstützung bei Fragen rund um die Reisekostenabrechnung
- Koordination und Unterweisung des Reinigungspersonal
- Koordination von Servicetechnikern bzgl. Hardware
Zudem Unterstützung in der Projektarbeit
- Erstellen und Pflegen von Listen (Kostentabellen, Gewerkelisten)
- Ausfüllen von Bauaufträgen / Bauantragsformularen (bei Bedarf)
- Erstellung von Rechnungen nach Absprache mit dem Projektverantwortlichen
- Anlegen und Pflegen von Projektakten
- Projektmeldungen erstellen und Weiterleiten
Dein Profil
- abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation oder ähnliche Berufe
- Erfahrung in der Buchhaltung von Vorteil
Bitte sende uns deine Bewerbungsunterlagen an:
Ausilia Pasqua
